24 horas por dia, 365 dias por ano. Essa é a rotina do Hospital e Maternidade Santa Tereza, que acontece há 45 anos de forma ininterrupta com a participação de cada colaborador. Quando falamos de um hospital, falamos sobre um organismo vivo, em que cada peça é fundamental para seu funcionamento equilibrado. E isso se reforça quando falamos de um cenário pandêmico, que da noite para o dia nos fez redobrar cuidados, criar novos protocolos, instituir comitês e, acima de tudo, salvar vidas.

E, diante do entra e sai de pacientes, acompanhantes e dos profissionais, nem sempre nos lembramos de quem está por trás da organização desse complexo sistema, que permite abastecer nossas farmácias com os medicamentos, equipamentos de proteção, instrumentos e estoques. Enquanto os profissionais da linha de frente socorrem os pacientes que chegam, a equipe de suprimentos passou dias e noites em busca de todas as ferramentas para o hospital continuar funcionando, mesmo diante da falta de fornecedores, dos atrasos nas estregas e da dificuldade de encontrar tudo que é necessário para a administração hospitalar causados pela alta procura da pandemia.

Assim como médicos, enfermeiros, recepcionistas, nutricionistas, fisioterapeutas, copistas, faxineiros, esses profissionais são essenciais para seguirmos com o nosso propósito. Por isso, essa edição dedica uma matéria especial para essa equipe, que não mediu (e não mede) esforços para entregar as ferramentas necessárias para que o trabalho aconteça. Convidamos a responsável pelo Departamento de Compras, Maria José, e a Farmacêutica R.T., Luciana Brambila,  para explicar como funciona o Departamento de Suprimentos do Hospital Santa Tereza. Acompanhe!

Funções e responsabilidades

O Departamento de Suprimentos do Hospital é responsável por todo o ciclo logístico de compras. De acordo com a responsável pelo Departamento, Maria José, esse ciclo envolve desde a assistência farmacêutica em todos os processos na aquisição, programação, armazenamento correto de acordo com normas da vigilância sanitária, distribuição com  qualidade e a racionalidade necessárias. “O objetivo é disponibilizar medicamentos, correlatos  seguros e eficazes, no momento certo e nas quantidades adequadas. Este ciclo logístico inclui desde medicamentos,  materiais hospitalares, produtos de higiene, escritório  gráfica, entre tantos outros”, explica.

Além disso, vale lembrar que oprocesso se inicia desde a cotação em laboratórios e fornecedores qualificados. “A atividade tem objetivo de manter a movimentação financeira de responsabilidade com estoques necessários para o atendimento da demanda, evitando-se superposição de estoques ou desabastecimento do Hospital”, conta Luciana. A partir dessa organização, é possível fazer o controle do estoque, desde a programação até a aquisição e distribuição do suprimento para todo o ambiente hospitalar, sem perdas e com procedimentos operacionais.

Estrutura do almoxarifado:

– Cotação até aquisição (seguindo processo interno);
– Recebimento e conferência;
– Fracionamento unitário com código de barra interno de todos produtos utilizados e também registrados na ANVISA
– Estocagem e guarda;
– Conservação;
– Controle de estoque;
– Abastecimento do hospital (através de sistemas internos mediante ao consumo).

Nosso sistema interno de dispensação prevê a total rastreabialidade do protudo ( sistema fundamental para segurança do paciente.

*Vale lembrar que todo pessoal deve ser capacitado em Boas Práticas de Armazenamento e Distribuição. Todas essas atribuições garantem que os medicamentos e correlatos cheguem até ao paciente, garantindo a sua total estabilidade e eficácia terapêutica.

 Suprimentos na pandemia

Quando se trata de um cenário pandêmico, aquilo que era programado ou habitualmente planejado deixa de valer. E é essa situação que se vive desde março de 2020, quando a procura por suprimentos começou a aumentar, os preços subiram de forma abusiva e o fornecimento ficou escasso. “Com toda essa mudança mundial, os insumos e matérias-primas tiveram reajustes elevadíssimos tanto nas importações como exportações. Não temos muitas opções. Ou seja, estamos sendo esmagados pela alta inflação e são itens que não podem faltar no Hospital”, explica Maria José.

Por isso, o trabalho tem sido redobrado. “Temos uma equipe especializada de compradores que atuam em tempo integral em contato com fornecedores, através de ferramentas tecnológicas. A agilidade é imprescindível pois os materiais e medicamentos,  assim quando chegam nos fornecedores, logo se esgotam”, conta.

Sem os suprimentos, o Hospital não funciona. “Precisamos fazer uma escolha dura: ou aguardamos por preços menores, ou pagamos o que o mercado pede no momento, seguindo recomendações dos órgãos de controle”, alerta a farmacêutica.

 Responsabilidade de todos

Diante disso, como cada colaborador pode contribuir? Como toda instituição, o Hospital conta com protocolos e treinamentos a serem seguidos, para que possa funcionar de forma harmônica e garantir a excelência que faz parte do DNA Santa Tereza.

Os protocolos de uso de materiais, nesse caso, foram elaborados pela comissão interna de infecção hospitalar CCIH, com o objetivo de conscientizar cada um dos colaboradores para o uso adequado e racional dos materiais.

Com a escassez dos suprimentos, é essencial que o colaborador faça uso consciente dos materiais e evite desperdícios, que deve ser feito através de diversas ações como:

• Separação adequada de resíduo hospitalar;
• Separação correta dos instrumentos cirúrgicos e EPI’s;
• Controle adequado de trocas de roupas de cama;
• Controle adequado das dietas;
• Controle de materiais de expediente e consumo;
• Controle de quebras e perdas de medicações solicitadas pelos setores;
• Controle de energia, água e oxigênio;
• Tempo de permanência do paciente, que envolve desde a qualidade do atendimento até a administração de medicação e cuidados prestados de forma adequada conforme a necessidade de cada paciente.

Por fim, toda a equipe do Santa Tereza se mostrou apta e flexível para lidar com o momento de adversidade, mantendo equipamentos de proteção individual para todos os colaboradores. E seguiremos com esse propósito. Contamos com cada um de vocês para o uso consciente desses suprimentos que seguem escassos!